Hay un momento específico en la vida de una empresa que casi ningún fundador puede identificar mientras lo vive: el momento en que el negocio supera a su estructura jurídica.

El negocio funciona. Tiene clientes, genera ingresos, tiene equipo. El fundador está enfocado en crecer, en operar y en resolver los problemas del día a día. Y en ese escenario, las decisiones que tienen relación con los temas jurídicos de la empresa siempre parecen menos urgentes que las operativas y puede que tengan razón, no lo son, hasta el día en que lo son.

El día que se vuelven urgentes llega bajo distintas formas: un socio que quiere salir y no hay ningún documento que defina cómo; un directivo clave que se va y se lleva información confidencial que nunca se protegió; un cliente que no paga porque el contrato no tiene ningún candado real; o un banco o inversionista que hace preguntas sobre la estructura legal de la empresa y la respuesta honesta es que nadie sabe bien qué hay ahí.

Lo que esos momentos tienen en común no es mala suerte ni negligencia, es una enorme distancia entre el tamaño del negocio y la arquitectura jurídica que lo sostiene.

Por qué las empresas crecen más rápido que su estructura

La explicación no es complicada: cuando una empresa se constituye, se hace con la estructura mínima necesaria para operar, la sociedad que el notario recomienda, los estatutos estándar que están listos en unos días, los contratos que alguien adapta de un formato que encontró en internet. Ciertamente, en muchas ocasiones, eso es suficiente para empezar, el fundador desea una empresa de papel para operar y construir desde cero.

El problema es que esa estructura no se actualiza cuando la empresa cambia y las empresas cambian todo el tiempo: entran nuevos socios, se contrata personal directivo profesional, se firman contratos importantes, se desarrollan productos o procesos novedosos que tienen valor comercial. Cada uno de esos cambios debería estar acompañado de una actualización jurídica, pero en la práctica, no ocurre así.

El resultado de lo anterior es una empresa que opera con la estructura legal de sus primeros meses, aunque tenga cinco o diez años de existencia y un tamaño completamente distinto.

Las seis áreas que determinan si una empresa está construida para crecer

La arquitectura jurídica de una empresa en crecimiento no es un solo documento ni un solo trámite, es un sistema de seis componentes que deben funcionar de forma coherente entre sí:

La estructura societaria. El tipo de sociedad, los estatutos y los poderes de representación. En México, una S. de R.L. de C.V. constituida hace diez años con dos socios y capital de cincuenta mil pesos puede no ser el vehículo correcto para una empresa que hoy factura diez millones, tiene cinco socios y quiere entrar a una ronda de inversión de capital privado. La estructura societaria define el marco legal dentro del que opera todo lo demás: quién tiene el control, cómo se transmiten las participaciones y cuál es la responsabilidad patrimonial de los socios.

El pacto de socios. Es un documento que los notarios generalmente no mencionan y que la mayoría de las empresas no tiene. Los estatutos definen la estructura formal, sí; pero el pacto de socios define cómo conviven los dueños cuando las cosas se complican: ¿Qué pasa cuando un socio quiere salirse? ¿Cómo se toman las decisiones importantes? o ¿Cómo se resuelve el bloqueo cuando nadie tiene mayoría? En ausencia de ese documento, esas preguntas las responde eventualmente un juez, con el tiempo y el costo que eso implica.

La arquitectura contractual comercial. Los contratos con los principales clientes y proveedores determinan si la empresa cobra cuando debe cobrar y se protege cuando la otra parte incumple. Un contrato genérico con el cliente que representa el cuarenta por ciento de la facturación de la empresa es todo lo contrario de un activo, es una exposición y también una señal de que el crecimiento del negocio fue más rápido que la formalización de sus relaciones comerciales más importantes.

La arquitectura laboral. Cada integrante del equipo que entra sin contrato adecuado, cada directivo que trabaja sin acuerdo de confidencialidad, cada relación que termina sin finiquito correcto, suma al pasivo laboral de la empresa. En México, ese pasivo no aparece en ningún estado financiero hasta el día en que alguien lo activa. En ese momento, ya tiene nombre y monto.

La protección de activos intangibles. La marca registrada, el software desarrollado internamente y los procesos que distinguen a la empresa de sus competidores son activos no se protegen de forma automática: la marca que no está registrada puede ser ocupada por un tercero; el software desarrollado por un prestador de servicios externo sin el contrato correcto puede no pertenecer a la empresa; y el know-how que se va con el directivo que renuncia puede terminar en manos de la competencia.

El cumplimiento regulatorio. Las obligaciones regulatorias de una empresa no permanecen estáticas mientras el negocio crece. Una empresa de diez personas tiene obligaciones distintas a una de cincuenta. El incumplimiento de NOM laborales, la ausencia de avisos y políticas de privacidad, la omisión en el cumplimiento de las disposiciones de identificación del cliente para la prevención de lavado de dinero o la falta de permisos sectoriales específicos son contingencias que se acumulan silenciosamente hasta que una inspección o una demanda las hace visibles.

El momento correcto para revisar la estructura

Hay tres momentos en que revisar la arquitectura jurídica de la empresa es especialmente relevante:

1. El primero es antes de que entre un nuevo socio o inversionista. Es el momento en que la estructura existente queda expuesta a un escrutinio que no existía antes y en que los acuerdos implícitos que funcionaban entre los socios fundadores necesitan convertirse en documentos ejecutables.

2. El segundo es cuando la empresa está escalando su equipo de forma significativa. Pasar de cinco a veinte empleados o de veinte a cien, implica una transformación en el perfil de riesgo laboral que requiere una arquitectura contractual distinta.

3. El tercero es antes de una operación relevante: una línea de crédito importante, una licitación, una alianza estratégica o la venta parcial de la empresa. Cualquier contraparte sofisticada va a revisar la estructura jurídica antes de comprometer recursos y ese momento no  es el correcto para descubrir lo que no se hizo.

Lo que diferencia una empresa con arquitectura legal de una sin ella

La diferencia no es el tamaño, tampoco es el sector ni el nivel de sofisticación de los dueños. La diferencia es una decisión firme y deliberada de tratar la estructura jurídica como lo que es: el sistema que permite que el negocio opere con certeza, que los socios convivan con reglas claras y que el valor que se construyó esté protegido cuando alguien intente controvertirlo.

Debe entenderse también que una empresa con arquitectura legal sólida no evita que surjan problemas; sin embargo, se posiciona como una empresa que, cuando los problemas aparecen, tiene los documentos correctos para resolverlos.

El diagnóstico que acompaña este artículo está diseñado para que cualquier fundador, socio o director pueda identificar dónde aparecen los desfases en la arquitectura jurídica de su empresa. No requiere conocimiento legal, pero requiere honestidad para responderlo.