Desde abril de 2021, la reforma en materia de subcontratación modificó de manera estructural las reglas del juego para cualquier empresa en México que utilice servicios de terceros para su operación. Cinco años después, el nivel de cumplimiento real en el segmento de empresas medianas, que es donde el riesgo es mayor y la supervisión interna más débil, sigue siendo deficiente.
No por desconocimiento de la reforma en abstracto, sino por ausencia de implementación correcta en los detalles que determinan si una empresa está realmente protegida o solo tiene la apariencia de estarlo.
Los cambios
La reforma de 2021 prohibió el modelo de outsourcing de personal (entiéndase por el esquema donde una empresa de servicios o de personal proveía trabajadores que operaban en las instalaciones de la contratante, pero sin ser empleados formales de ella) y lo sustituyó por el régimen de servicios u obras especializadas. El concepto central es preciso: solo es válida la subcontratación cuando el servicio contratado no forma parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante.
Además, este régimen tiene una consecuencia que no siempre se dimensiona correctamente: si el prestador de servicios no cumple con sus obligaciones laborales y de seguridad social respecto de los trabajadores que ejecutan ese servicio, la empresa contratante responde solidariamente por esas obligaciones. Aquí la responsabilidad solidaria no es una amenaza abstracta ni una sanción excepcional, es la regla general cuando la cadena documental está incompleta.
Puntos de atención en los que la implementación suele fallar
El primero es el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE): todo proveedor que preste servicios u obras especializadas debe estar registrado en el REPSE de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Ese registro no es permanente ni automático, tiene vigencia de tres años y debe renovarse, por lo que una empresa que verificó el REPSE de su proveedor en 2021 o 2022 y no lo ha verificado desde entonces puede estar operando con un proveedor cuyo registro expiró, lo que invalida la protección que su contrato de servicios pretende ofrecer.
El segundo es la verificación cuatrimestral: la reforma impone a las empresas contratistas la obligación de informar cada cuatro meses ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y ante el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad social ante los trabajadores contratados para prestar los servicios especializados; sin embargo, también impone a los contratantes la obligación de verificar, con esa misma periodicidad, que sus prestadores de servicios especializados están al corriente en el cumplimiento de sus informes y, por ende, de sus obligaciones laborales y de seguridad social. Esto no significa simplemente recibir una carta del proveedor afirmando que está al corriente, significa obtener y conservar la documentación que lo acredita: opinión de cumplimiento del IMSS, constancia de situación fiscal ante el INFONAVIT, los comprobantes de pago de cuotas y aportaciones, comprobantes bancarios por entero de retenciones de impuestos, declaraciones y pagos del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nóminas. Sin esa documentación, la verificación no ocurrió en términos legales, aunque la empresa crea que sí la hizo.
El tercero es la actualización contractual: muchas empresas migraron sus esquemas de outsourcing en 2021 firmando un nuevo contrato de servicios especializados con el mismo proveedor anterior. En la práctica, ese contrato suele ser una versión apenas modificada del contrato de outsourcing previo que no incorpora los elementos que la reforma exige, como la delimitación precisa del servicio especializado y los datos del REPSE y de la actividad correspondiente, pero no solo eso, igualmente pasan por alto incluir cláusulas de protección ante la responsabilidad solidaria, mecanismos de verificación y consecuencias del incumplimiento del proveedor, entre otras. Un contrato que no está diseñado para el régimen vigente no protege al contratante aunque haya sido firmado después de la reforma.
El cuarto es la incompatibilidad de la actividad preponderante: incontables empresas siguen sin haber evaluado si los servicios y obras especializadas que subcontratan están incluidas en sus propios objetos sociales o actividades económicas preponderantes registradas ante la autoridad. Esto, como ya lo mencionamos, es el principio básico que la reforma introdujo para que se considerara como válida la contratación de este tipo de servicios especializados. Si bien, su correcta implementación se traslapa incluso con un tema que excede el tema laboral y entra en la esfera de estructura corporativa que abordaremos en otro momento, es un punto que debe considerarse para una correcta implementación.
El perfil de riesgo específico en Baja California
La región de Baja California concentra sectores con alta dependencia de servicios especializados: construcción, manufactura, agroindustria, hostelería y servicios de mantenimiento industrial. En muchos de estos sectores, la cadena de subcontratistas es larga y los proveedores son empresas medianas o pequeñas con capacidad administrativa limitada, lo que eleva el riesgo de que el eslabón débil de la cadena (el proveedor con REPSE vencido, con cuotas o aportaciones de seguridad social no pagadas, etc.) genere responsabilidad para la empresa contratante.
La STPS ha intensificado la supervisión en este rubro. Las inspecciones laborales en materia de subcontratación no se limitan a verificar si existe un contrato: revisan si el REPSE está vigente, si las verificaciones cuatrimestrales se hicieron y están documentadas, pero también si el servicio contratado califica genuinamente como especializado bajo los criterios de la reforma.
Lo que debe revisarse
Una empresa que utiliza proveedores de servicios especializados debería poder responder afirmativamente a cuatro preguntas antes de que llegue una inspección:
- ¿El REPSE de cada proveedor está vigente y lo he verificado en los últimos cuatro meses?
- ¿Tengo documentada la verificación cuatrimestral del cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social de cada proveedor?
- ¿El contrato con cada proveedor describe con precisión el servicio especializado y he comprobado que es distinto respecto de mi actividad preponderante?
- ¿Ese contrato incluye los mecanismos de protección frente a la responsabilidad solidaria que la reforma contempla?
Si alguna de estas respuestas es negativa o incierta (lo que muchas veces es peor), el riesgo no es potencial, es actual.